১) জন্ম ও মৃত্যুর শংসাপত্র পাওয়া যাবে যদি সেই ঘটনা কলকাতা পৌরসংস্থায় নথিভুক্ত করা হয়ে থাকে।
২) বর্তমানে চালু জন্ম ও মৃত্যু নথিভুক্তিকরণ আইন ১৯৬৯ অনুযায়ী জন্ম ও মৃত্যুর যে কোনো ঘটনার ১ বছরের মধ্যে তা নথিভুক্ত করতে হয়।
৩) ঘটনার ১ বছরেররও অধিক সময়ের পরে নথিভুক্তকরণের ক্ষেত্রে কেবলমাত্র এলাকার কার্যনির্বাহী আধিকারিক বা প্রথম শ্রেণির ম্যাজিস্ট্রেটের আদেশবলে তা হওয়া সম্ভব।
৪) কলকাতা পৌরসংস্থার এলাকার মধ্যে সংঘটিত জন্ম বা মৃত্যুর ঘটনাই কলকাতা পৌরসংস্থায় নথিভুক্ত হয়।
৫) সমগ্র কলকাতা পৌর এলাকা প্রশাসনিকভাবে ১৫টি বরোতে বিভক্ত এবং প্রতি বরোর দায়িত্বপ্রাপ্ত কার্যনির্বাহী স্বাস্থ্য অধিকর্তার কার্যালয়ই হল ওই বরো এলাকার মধ্যে সংঘটিত প্রতিটি জন্মের নথিভুক্তি কেন্দ্র।

১) সাধারণত জন্মের ৬ সপ্তাহ পরে সংশ্লিষ্ট বরো স্বাস্থ্য অধিকর্তার কার্যালয় থেকে জন্ম সংক্রান্ত শংসাপত্র পাওয়া যেতে পারে।

কমপিউটারে ছাপানো শংসাপত্র পাওয়া যাবে কেবলমাত্র কলকাতা পৌরসংস্থার কেন্দ্রীয় কার্যালয়, ৫, এস এন ব্যানার্জি রোডস্থিত স্বাস্থ্যবিভাগ থেকে জন্মের অন্তত ৮ সপ্তাহ পরে।

উপরোক্ত (ক) এবং (খ)-তে লিখিত ব্যবস্থা সার্থক হওয়ার শর্ত হল - যদি বেসরকারি হাসপাতাল/নার্সিং হোম কর্তৃক তথায় সংঘটিত প্রতিটি জন্মের ঘটনা, বাধ্যতামূলক নিয়মানুসারে সংশ্লিষ্ট বরো স্বাস্থ্য আধিকারিকের কার্যালয়ে জ্ঞাত করা হয়ে থাকে।
২) জন্ম সংক্রান্ত শংসাপত্র নেওয়ার সময় শিশুর নাম শংসাপত্রে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

আ) কলকাতার সরকারি হাসপাতালে জন্ম হলে :

১) জন্মের পর ১ বছর পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট ওয়ার্ড স্বাস্থ্যকেন্দ্র থেকে, হাসপাতাল প্রদত্ত-জন্ম সংক্রান্ত চিকিৎসা শংসাপত্র দেখিয়ে, কলকাতা পৌরসংস্থার জন্ম সংক্রান্ত শংসাপত্র পাওয়া যাবে।
২) ওই শংসাপত্র নেওয়ার সময় শিশুর নাম শংসাপত্রে অন্তর্ভুক্ত করা যায়।

ই) গৃহে জন্ম হলে :

১) এক্ষেত্রে পরিবারের কর্তা শিশুটির জন্মের এক মাসের মধ্যে (কোনোমতেই এক বছরের পরে নয়) কোনো একজন ডাক্তার, ধাত্রী বা প্রসব সহায়িকা প্রদত্ত চিকিৎসা শংসাপত্র সহযোগে সংশ্লিষ্ট ওয়ার্ড স্বাস্থ্যকেন্দ্রে জ্ঞাত করবেন এবং তিনি তৎক্ষণাৎ সেখান থেকে কলকাতা পৌরসংস্থা প্রদত্ত জন্মসংক্রান্ত শংসাপত্র পাবেন।
২) গৃহে সংঘটিত জন্মের ঘটনা ১ বছরের মধ্যে ওয়ার্ড স্বাস্থ্যকেন্দ্রে ‌‌জ্ঞাত করানো না থাকলে কলকাতা পৌরসংস্থা প্রদত্ত জন্মসংক্রান্ত শংসাপত্র পাওয়া যেতে পারে প্রথম শ্রেণির ম্যাজিস্ট্রেটের আদেশবলে, বিলম্বিত নথিভুক্তিকরণ পদ্ধতিতে সংশ্লিষ্ট বরো স্বাস্থ্য আধিকারিকের কার্যালয় থেকে (জন্মের পর ২০ বছরের মধ্যে) অথবা কলকাতা পৌরসংস্থার কেন্দ্রীয় কার্যালয়, ৫, এস এন ব্যানার্জি রোডস্থিত স্বাস্থ্যবিভাগের কার্যালয় থেকে (জন্মের পর ২০ বছর অতিক্রান্ত হয়ে গেলে)

১) যখন মৃতদেহের অন্ত্যেষ্টি ক্রিয়ার জন্য পৌরসংস্থার শ্মশান বা কবরখানায় আনা হয় তখন সেখানে মৃত্যুর ঘটনাটি নথিভুক্ত হয় এবং তৎক্ষণাৎ মৃত্যু সংক্রান্ত শংসাপত্র প্রদান করা হয়। শুধুমাত্র কলকাতার মধ্যে মৃত্যু হলেই তার শংসাপত্র শ্মশানঘাট বা কবরস্থান থেকে দেওয়া হয়।
২) কলকাতার মধ্যে মৃত্যু কিন্তু কলকাতা পৌর এলাকার বাইরে অন্ত্যেষ্টি ক্রিয়া সম্পন্ন হলে : কলকাতা পৌরসংস্থার প্রধান কার্যালয়ের স্বাস্থ্য বিভাগে (৫, এস এন ব্যানার্জি রোড, কল-১৩) তা নথিভুক্ত হয় এবং তৎক্ষণাৎ শংসাপত্র পাওয়া যায়। এক্ষেত্রে চিকিৎসক প্রদত্ত মৃত্যু শংসাপত্র এবং শ্মশানঘাট বা কবরস্থান থেকে প্রাপ্ত আসল দাহ বা কবর সংক্রান্ত শংসাপত্র দেখানো প্রয়োজন।

যদি কোনো জন্ম বা মৃত্যু কলকাতা পৌরসংস্থায় নথিভুক্ত না থাকে তবে নির্দিষ্ট বয়ানে অ-নথিভুক্তি শংসাপত্র পাওয়া যেতে পারে কলকাতা পৌরসংস্থার প্রধান কার্যালয় (৫, এস এন ব্যানার্জি রোড, কল-১৩ স্থিত স্বাস্থ্যবিভাগ) থেকে। এক্ষেত্রে ভোটার আই ডি কার্ড, রেশন কার্ড বা শিক্ষাগত নথি দেখানো প্রয়োজন।